会社や組織間で文書を送付する時には、必ず送付状をつけて送ります。
社会人にとっては当たり前の事ですが、就活中は意外と知らないマナーです。かくいう私も現役の時はそのマナーを知らず、送付状もつけずにエントリーシートを送りまくっていました。
それでも特に問題なく選考を勝ち進み、内定を取る事ができたので、そこまで気にする必要はないかもしれませんが、やっぱりエントリーシートもビジネス文書なので、気にしておくと良いかと思います。
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送付状のテンプレ
基本的に送付状は以下の内容を伝えるために添付します。
- いつ誰が送ったのか
- 誰に対して送ったのか
- 同封してある書類や物について
- その他補足事項
- 日付
- 宛先（会社名、部署名、役職名、氏名）
- 差出人名（住所、連絡先、名前）
- 題名
- 拝啓＋挨拶
- 主文（本題）
- 結語（敬具）
- 記書き
- 以上
上記に記載してあるテンプレートを参考に作成してみましょう。
送付状の役割
前述の内容を記載する事で、受け取った人もどういう文書が誰から届いたのかすぐ理解する事ができ、内容物の確認もキッチリできます。
もはや他人に文書を送る際のマナーと言えるでしょう。
実務上では必要ない場合が多いけれど…
会社や組織間では、日々色々な書類が行き交っています。定型的な業務では正直送付状がなくても問題ありませんが、やはり、受け取った人が一目でどんな書類が届いたか分かるのが望ましいと思います。
出す側としても封入時に必要書類が揃っているか確認できますので、是非つけましょう。
2回目の就活ではつけるようにした
始めの方でも書きましたが、僕は１度目の就活では送付状をつけずに就活を勝ち抜きました。しかし、一度社会人経験を踏まえた上で挑戦した２回目の就活では、全ての書類に送付状をつけるようにしました。
それは、送付状をつける事がマナー上望ましい事で、相手のみならず自分の確認のためにも機能するからです。
あとがき
テンプレートを一度作ってしまえば、あとは提出先や内容物に応じて書き換えればいいだけなので、大した労力ではありません。ぜひつけるようにしてみましょう。
